[会计新人]职场法则之提高工作效率

发布时间:2014-12-16

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  有没有试过这样的经历?自己很多事做,但是到下班了,重要的事情没有完成,完成的全部都是琐碎事。不能专心工作怎么提高工作效率?下面职场专家给你支招,15招让你轻松投入工作,提供工作效率。
  1. 总是发现你所做的鼓舞人心的有趣的事情间
  任何有意义的任务或常规都需要一个人很多的注意力。在开始做任何事之前,问问自己为什么应该做这件事。有了答案,就会有你如此渴望的产出——那么,你就会重视这项任务。然后,想办法让这项任务变得有趣,比如,让你的创造力和想象力在此过程中玩耍。不要拘泥于“认可”的产出;让自己可以随意选择一些新奇有趣的想法。 当你做一些可以称为是自己的东西的时候,就更有可能专心工作。
  2. 选择舒适的桌椅组合要的选项卡或者视窗,或者回复不重要的短信。
  很多人发现,即使多数时间坐着办公,可还是会觉得腰酸背痛。 不要因为桌椅不舒适而浪费宝贵的时间,分散精力。买一张靠背很舒服的好椅子。确保你的办公桌或者工作台结构合理。那样的话,你能工作好几个小时,而身体和眼睛却不觉得疲劳。
  3. 让你的工作环境变得井井有条间,再次查看电子邮件,取消你不需要的订阅。
  4. 让你的电脑里没有让你分神的东西
  这一点对于使用电脑工作的人很重要:为所有经常用到的程序设定快捷方式。 把所有的关于某一项项目或任务的文件置于一个文件夹。然后,确保你的电脑没有病毒。这样你可以免受检查和修理的烦恼。这样的事例给人压力,会减弱你完成工作任务的兴趣。
  5. 身边有足够的水
  喝水不仅是为了健康,也让你神清气爽。一旦你觉得累了或饿了,一杯水就可以把它们赶跑。接着,你就可以完成手头的工作,晚些时候休息。此外,并非所有的肚子咕咕叫都代表饥饿,通常喝一杯水就可以解决。 确保水就在你胳膊够得到的地方。那样,你就可以专心工作,不用走到打水的地方——被别的事情分神!
  6. 带点零食要的选项卡或者视窗,或者回复不重要的短信
  就像把水放在身旁,让咕噜作响的胃安静的食物必须放在手边。处于同样的原因——把你90%的注意力投入工作,在你的工作区域之内吃东西能避免让你做不相关的事情。因此,确保你的零食也在胳膊可以够得到的范围之内! 毕竟,他们希望别人也这样待自己。
  7. 列出每天要做的事情并放在身旁
  列出每天要做的事情并放在电脑旁(或者工作区域任何显眼的地方)。这一点很有用。如果把工作的清单放在电脑或者手机上,你往往会查阅其他无关紧要的选项卡或者视窗,或者回复不重要的短信。 所以,把你的“今日必做”清单放在你总是能够看到的地方,划掉“已完成”的任务。那样的话,你就不用把包翻个底朝天,也不用找来找去找你写必做事项的那一页。
  8. 根据轻重缓急把任务分类
  工作的第一个小时是人们效率最高的时候。这是因为所有的精力还有待消耗。所以把所有费力棘手,又富于挑战性的任务放在日程表的第一个小时里。排在这后面的是不太紧急的工作,最后是那些让你倍感无聊的常规性任务。 这样的方法让你能够专注于工作,不浪费宝贵的时间做自己不喜欢的任务。 这样做,你就不会在工作日结束的时候感到很有压力了。
  9. 让别人知道你的原则
  如果你决心让自己的工作方式发挥作用,那么让他们知道这一点。很可能的情况是,你可以不受打扰地花几个小时专注于那一项真正重大的工作。当同事知道你在休息时段,会在此期间提问题或者和你交谈。除非有特别紧急的事情,否则他们不会打扰你工作的。 毕竟,他们希望别人也这样待自己。
  10. 戴上耳机
  大多数的办公室都有各种各样的声音源让人分神——比如,地板打蜡器,邮车,同事说话,电话铃声,东西掉在地上的声音。戴上耳机保护自己,这样你就可以专心工作。 耳机可以避免你听到一些让人惊讶的声音——还有那些让你思绪飘开去的声音。
  11. 让别人找不到你,让自己忙碌、离开或者“隐身”
  并非所有的电话都是关于你的公寓被盗了,或者心爱的人处于极其危险的境地了。所以,在需要全神贯注工作的时候,把你的手机置于静音模式。你也可以选择激活语音信箱服务。 至于即时短信,工作的时候把状态设为“忙碌”或者“隐身”。如果你还是收到即时聊天短信(IMs),那就关掉那个程序。等晚些时候,你手头的工作不那么紧迫了再打开。
  12. 远离社交网站
  这些网站不需要时刻查看。所以严格要求自己,有几分钟空闲时间的时候,再登陆。 大多数的社交网站上总是有一些新奇活泼有趣的信息,所以你非常可能比原计划超时很多。这样做不但击毁了你专心工作的目标,而且还有大量信息让你产生不必要的烦躁——比如一个朋友的状态说自己的心脏病了,或者某个人涨工资了。
  13. 整理你的邮件
  另外一个让人紧张,令人分神的就是电子邮件。面对现实吧:你有很多电子邮件,很可能有私人信件,工作信件,预告片,网站的更新,毋庸置疑,还有垃圾邮件。它们都混杂在一起。 避免这点的一个好办法就是有一个电子邮件地址专门用于工作,一个电子邮件地址专门用于私人信件。并设定过滤所有的电子邮件。一旦你有闲暇时间,再次查看电子邮件,取消你不需要的订阅。然后,整理你以后会关注的电子邮件。剩下的都删除。 最后,只有在完成当天最重要的工作之后才查阅邮件。一定要控制浏览邮件的时间。
  14. 重新规划你的电话使用
  电话是用来聊重要事务的。聊前一晚的约会可以在午饭休息的时候进行。遵守这个原则有助于让你专注工作。你也可以要求同事告诉打电话的人你晚些时候会回电,而不是让你的同事随时拍你的背或者大声喊有你的电话。一旦完成工作,给先前打电话的人回电话,简单地解释你的状况。接下来的两分钟,询问他们有什么事情,记下来,告诉他们事情办好,你会再打电话给他们。准备并写下他们需要的细节,牢记他们对于这件事接下来的可能会有的想法。然后,给他们打电话,一定把谈话控制在三分钟之内。
  15. 选择合适的音乐
  工作的时候听音乐让你感到放松,给你提供灵感。对于一些人来说,听音乐让他们体内产生更多的肾上激素,这样他们能够更加经济充沛地工作。 然而,并非所有类型的音乐都让人心旷神怡——某些音乐不适合一个人的心境。因此把你的音乐库根据心境相应地整理。除了帮助你专注工作的音乐,不能有其他让你分神的东西。听过一些让人放松的爵士乐,突然听到吵闹的重金属尖叫声会让你觉得异常刺耳。
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